Produktivität der Mitarbeiter steigern

Jeder kennt sie: Die unproduktiven Tage. Ich hätte da noch einiges zu erledigen, aber die Motivation ist im Keller. Die Uhr scheint rückwärts zu gehen. Ich habe keine Lust und will nach Hause, weil ich nicht vorankomme. Aber was heißt das für ein Unternehmen? Wenn wir als Mitarbeiter unproduktiv sind, hat das direkte Auswirkungen auf das Geschäft.

Die Produktivität der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor eines jeden Unternehmens. Wie t3n.de berichtet, gaben in einer europaweiten Umfrage unter 1322 Arbeitnehmern jedoch 78 % an, während der Arbeit meistens nicht ihr Bestes zu geben. Die Umfrage hat auch ermittelt, woran das liegt und stellt die drei größten Hindernisse für Produktivität heraus.

Ganz kurz und schmerzlos: Schlechtes Management, ineffiziente Systeme, veraltete Technologie. Das sind die drei gravierendsten Produktivitätskiller. Gehen Sie einmal in sich und fragen, ob einer oder mehrere dieser Punkte vielleicht auch in Ihrem Betrieb die Produktivität hemmen könnten. Versuchen Sie die unterschiedlichen Perspektiven Ihrer Kollegen dabei zu berücksichtigen. Wenn sie dabei ganz ehrlich sind, haben Sie jetzt vielleicht ein Problem entdeckt. Und die gute Nachricht: Das sind diese Art Probleme, die sich lösen lassen!

Management verbessern

Schlechtes Management zeichnet sich dadurch aus, dass nicht offen kommuniziert wird, die Mitarbeiter oft über- oder unterfordert sind und es keine persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten für sie gibt. Führungskräfte haben zu wenig Zeit für die Mitarbeiter und zeigen zu wenig Interesse und Anerkennung für ihre Arbeit. Hinzu kommt mangelnde Entscheidungsfähigkeit der Manager.

Im Umkehrschluss heißt das: Mitarbeiter lassen sich durch gutes Management motivieren und werden dadurch produktiver. t3n hat einige super Ideen, wie man zu diesem Ziel gelangt. Und BuGaSi hat noch einen Tipp obendrauf, wie sich diese Punkte gut verbinden und anstoßen lassen.

Sinnvolle Tätigkeiten und Vertrauen

Eine sinnerfüllte Aufgabe ist für viele Mitarbeiter heute das A und O für eine zufriedenstellende Arbeit. Sich diesen Wunsch zu erfüllen, liegt zum einen in der Einstellung des Mitarbeiters selbst. Jedoch sollten Vorgesetzte und Angestellte nicht vergessen,dass das Handeln eines jeden Mitarbeiters ohnehin zum übergeordneten Unternehmensziel beiträgt. Bei eintönigen Aufgaben oder wenn die Arbeit nicht wertgeschätzt wird, kann das aber leicht passieren. Daher lohnt es sich, die Verantwortung und Bedeutung der Tätigkeit jedes Einzelnen im Team zu diskutieren. Generell ist gute Zusammenarbeit der Garant für ein motiviertes Team und gute Ergebnisse.

Zu echter Wertschätzung gehört darüber hinaus mehr, als ab und zu ein Lob. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern allen voran Vertrauen. Alternative Arbeitszeitmodelle oder die Option für Home Office tragen heute häufig noch vor einer Festanstellung zur Entscheidung bei, sich zu engagieren und einem Betrieb treu zu bleiben. Das verdeutlichte Prof. Dr. Spies bei der Fachtagung zur digitalen Bildung im November, mit dem Beispiel eines ihrer Studierenden. Dieser hatte die Anstellung in dem Unternehmen ausgeschlagen, in dem er seine sehr gute Abschlussarbeit geschrieben hatte. Warum das? Na, weil die Firma ihm die Möglichkeit für einen Tag Home Office in der Woche verwehrte.

Durch selbstbestimmtes Arbeiten, geben Sie Mitarbeitern genügend Freiraum für ruhiges, konzentriertes arbeiten und individuelle, kreative Lösungen. Es reicht dafür im Vorfeld die Ziele klar zu definieren, sich für die Entwicklungen zu interessieren und für Rückfragen bereitzustehen. Dauernde Kontrollen schränken jedoch eher ein, als zur Produktivität beizutragen. Persönliches Interesse an Ihren Mitarbeitern kann darüber hinaus übrigens zu einem vertrauensvolleren Verhältnis und einer engeren Bindung an den Betrieb beitragen.

Stehen Sie zu Ihren Entscheidungen

Ich kenne aus meinem Bekanntenkreis viele Beispiele, in denen Vorgesetzte heute eine Anweisung geben und sich am nächsten Tag nicht mehr dran erinnern können. Meinungsänderungen sollten nur aus stichhaltigen Gründen gemacht werden, denn ansonsten fallen zu häufig zusätzliche Arbeit an und die bisher getane Arbeit ist hinfällig. Und das drückt die Stimmung! Heute hü, morgen hott? Nein danke.

Wesentlich gewinnbringender ist es das ganze Team in Entscheidungsprozesse und Strategieentwicklungen einzubeziehen. Dadurch werden Prozesse transparenter und nachvollziehbarer für alle Beteiligten. Offene, lösungsorientierte Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil guter Zusammenarbeit. Zwischenergebnisse und Ziele sollten immer dokumentiert werden und für diejenigen, die es betrifft abrufbar sein. So fällt nichts Wichtiges unter den Tisch und Prozesse können leichter dauerhaft optimiert werden.

Ein wunderbarer Nebeneffekt: Wenn Sie Ihre Mitarbeite vor neue Herausforderungen stellen, werden Sie auch Talente erkennen und fördern können. Genauso können Schachstellen erkannt und durch Team- oder individuelle Weiterbildungen behoben werden. Weiterentwicklungsmöglichkeiten sind nicht nur für die Mitarbeiter persönlich wichtig, sondern auch die Firma im Ganzen.

BUGASI GEHEIMTIPP

Trainieren Sie Zusammenarbeit im Team und Prozessoptimierung mit dem Planspiel Fort Fantastic. Alle oben genannten Einflüsse können hierbei berücksichtigt werden. Noch besser: Auch Probleme zwischen Hierarchiestufen, Kollegen oder Projektteams im Betrieb können hierbei individuell erörtert, reflektiert und gelöst werden.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter ernst

Laut Gallup Engagement Index 2018 fühlen sich drei Viertel aller deutschen Angestellten emotional nicht an ihren Arbeitgeber gebunden. Das bedeutet, die Bereitschaft zur Kündigung ist hoch, die Motivation gering. Darunter leidet natürlich auch die Produktivität. Um die wichtigsten Motoren des Betriebs – nämlich die Mitarbeiter – bei der Stange zu halten, muss das Management sie ernst nehmen.

Führungskräftebefragungen können dabei helfen Ihre eigenen Probleme in der Personalführung zu lüften und anzugehen. Es kann jedoch auch helfen mit den Mitarbeitern direkt zu sprechen und ihnen dabei vor allen Dingen gut zuzuhören! Nutzen Sie die Antworten als echte Handlungsanregungen. Das beste Mittel dafür ist immer noch das persönliche Gespräch. Es lässt sich aber hervorragend durch anonyme Mitarbeiterbefragungen ergänzen. Probleme mit dem Management können so  schnell erkannt und gelöst werden. Testen Sie kostenlos unser Feedback-Umfragen-Tool vote2go, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter schnell und unkompliziert einzuholen.

Systeme mit neuen Technologien effizienter gestalten

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht. Aber mich bringen ineffiziente Arbeitsschritte schnell zur Weißglut. Das geht bei mir wirklich auf die Motivation und die Bereitschaft sich für die Arbeit aufzuopfern sinkt damit rapide. Regelmäßig anfallende Arbeitsprozesse sollten daher häufiger auf Verbesserungspotenzial geprüft werden. Die Menschen, die diese Arbeiten erledigen können das üblicherweise am besten beurteilen. Deshalb sollten sie unbedingt in Entwicklungsprozesse einbezogen werden. Hindernisse und Verbesserungsmaßnahmen können auf unterschiedlichen Wegen ermittelt werden. Je nach den Bedürfnissen der Beteiligten etwa im persönlichen Gespräch, in Brainstormings im Team, mit Zettel und Stift oder in einer anonymen Umfrage.

Digitale Tools vereinfachen besonders Büroarbeiten, verringern Fehlerquellen, schaffen mehr Übersichtlichkeit und sorgen für schnellere Arbeitsabläufe. Leider wird aber häufig noch alte Software verwendet, an die sich eben alle gewöhnt haben. Obwohl es mittlerweile oft intuitivere, übersichtlichere und funktionalere Möglichkeiten gibt. Ein großer Kritikpunkt vieler Mitarbeiter ist laut der Gallup Studie das Tempo von betrieblichen Entscheidungsfindungen. Auch hierbei können digitale Helfer sofortige Verbesserung schaffen.

Neue Technologien können also alte ablösen und dadurch maßgeblich zu einer verbesserten Arbeitssituation und mehr Produktivität beitragen. Der Einsatz neuer Technologien kann aber nur glücken, wenn sie angemessen in unsere Systeme und unsere Arbeitskultur integriert wird. Es ist daher sinnvoll, sie der Belegschaft nicht einfach aufzudrücken, sondern den Nutzen vorher klar zu verdeutlichen. Eine Einarbeitung ist dringend notwendig, daher sollten Sie die Zeit dafür bereitstellen. Besonders für Softwareanwendungen eignet sich E-Learning Anwendungen, wie etwa Videotutorials, Chats und Foren. Ein konsequenter Einsatz ist ebenso wichtig, um neue Systeme und Technologien zur Gewohnheit zu machen. Am besten gelingt das, wenn das Team sich gemeinsam eine Strategie zur effizienten Nutzung überlegt und umsetzt.

Die Liste der wichtigsten Technologietrends 2018 von Ingenieur.de: Top 10 Technologien

Digital ist gut, aber nicht immer besser!

Agile Führungs- und Arbeitsmethoden sind nicht umsonst in alle Munde. Berücksichtigen Sie dabei jedoch, dass sich nicht alle Prozesse für agile Methoden eignen. Um ein Bauprojekt zu planen, können vielleicht Teilaspekte agil gelöst werden. Die Abläufe sind jedoch größtenteils aus gutem Grund standardisiert. Ich plädiere zwar zur Experimentierfreude in Sachen Digitalisierung, allerdings darf das nicht kopflos geschehen. Das Gießkannenprinzip könnte nach hinten losgehen. Setzen Sie neue Methoden daher bewusst und zielgerichtet ein.

Die Digitalisierung soll Arbeitsabläufe verbessern, statt zu stressen! Klar ist ein neues Tool immer erst einmal eine Umstellung, auf die wir uns einstellen und in die wir uns einarbeiten müssen. Eine aktuelle Studie der Universität Augsburg zeigt nun, dass sich viele 25- bis 34-Jährige von neuen Technologien eher belastet statt entlastet fühlen. Sogar noch mehr, als ältere Kollegen. Wichtig ist es das richtige Maß und entsprechende Auswahl digitaler Hilfsmittel gemeinsam mit den Mitarbeitern zu finden. Eine zielgerichtete, aber entspannte und individuelle Einführung in die neuen Methoden und Werkzeuge vermeidet ebenfalls Stress.

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