Das E-Learning ABC – O wie Onboarding

O wie Onboarding

Besser im Unternehmen ankommen mit E-Learning

Eine neue Stelle anzutreten ist immer aufregend. Alles ist anders: der Standort, die Kollegen, der Arbeitgeber, die Aufgaben und die Prozesse. Schon in den ersten Tagen und Wochen entscheidet sich ein neuer Mitarbeiter, ob er langfristig in der Firma bleiben will, oder nicht. Deshalb ist der gelungene Einstieg nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen wichtig.

In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass die verantwortliche Führungskraft sich höher priorisierten Aufgaben widmet, als sich um besagten neuen Mitarbeiter zu kümmern. Da kommt nicht gerade Team Feeling auf. Dabei lässt sich die Situation leicht retten, indem ein Teamkollege mit der Aufgabe betraut wird, in den ersten Wochen als Ansprechpartner zu fungieren. Zumindest am ersten Arbeitstag, sollte der Vorgesetzte jedoch für den neuen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Doch viele Dinge können beim Onboarding schiefgehen: Der neue Mitarbeiter tritt zu seinem ersten Arbeitstag an und weder Arbeitsplatz, Arbeitsmittel noch IT-Zugänge stehen für ihn bereit. Oder Teamkollegen wussten nicht rechtzeitig über den Neuzugang Bescheid. Oder es wurde die Chance vertan den neuen Mitarbeiter schon im Vorfeld zu Firmenveranstaltungen einzuladen, um erste Kontakte zu knüpfen.

Einarbeitung mit E-Learning abrunden

Falls die persönliche Begrüßung und Einarbeitung in das Unternehmen gestört wird, lässt sich das mit einem kleinen Kunstgriff ausbügeln. Dieser Kunstgriff heißt: E-Learning. Doch nicht nur wenn die Integration problematisch verläuft, sondern auch um sie fachlich und sozial gewinnbringend zu ergänzen, eignet sich E-Learning.

In vielen größeren Firmen wird E-Learning heute bereits beim Onboarding eingesetzt, um dem neuen Mitarbeiter die Einarbeitung und Eingewöhnung zu erleichtern. Das kann zwar nicht alle Facetten des abdecken, jedoch können wesentliche Onboarding-Themen sinnvoll behandelt werden. Durch effiziente Schulungen in diesen Bereichen kann die Firma zudem Geld und Zeit sparen. Der Telefonservice Mobile Office beschreibt, wie sie durch E-Learning im Onboarding die Einarbeitungszeit ihrer Mitarbeiter von sechs Wochen auf eine Woche verkürzen konnten. So können Neuzugänge wesentlich früher produktiv eingesetzt werden.

Jedes Unternehmen ist anders und darum bietet sich E-Learning auch nicht für alle, im gleichen Maß für das Onboarding an. Berücksichtigen Sie immer die Unternehmenskultur und Zielgruppe bevor Sie sich auf einen standardisierten Onboarding-Prozess festlegen.

Onboarding-Themen, die sich generell für E-Learning eigenen:

• Virtuelle Führung durch das Unternehmen
• Geschichte des Unternehmens
• Vorstellung der Firmenphilosophie / Unternehmensportfolio
• Einführung in relevante Software / Hardware
• Compliance Training / Arbeitsschutztaining
• Mein erster virtueller Arbeitstag / Onboardingspiel

Aufbereitung der Themen

Die Onboarding-Themen sollten nicht bloß als nackte Fakten präsentiert werden, sondern ein echtes Lernkonzept dahinterstehen. Auch wenn E-Learning Einheiten sehr gut zur Zeitüberbrückung eingesetzt werden können, dürfen die sie nicht als Zeitvertreib wahrgenommen werden. Die Lerneinheiten müssen einen echten Mehrwert für den Mitarbeiter haben und ihn auf seinen Arbeitsalltag vorbereiten. Daher sollten neben den allgemeingültigen Inhalten nur Inhalte bereitstehen, die auch Relevanz für die Arbeit des Neuzugangs haben. Am besten bindet man die Onboarding-Lerneinheiten direkt in das firmeninterne Learning Management System (LMS) ein, so wird die Arbeit damit gleich von Beginn an selbstverständlich. Falls kein LMS im Einsatz ist und auch zukünftig nicht eingeplant ist, können die Onboarding-Themen alternativ mit dem Intranet vernetzt werden.

Mit LMS ist auch der Einsatz von Gamification-Elementen bereits beim digitalen Onboarding sinnvoll. Die Identifikation mit dem Unternehmen steigt schneller, wenn der Lernende bereits Badges und Punkte sammeln konnte, sein Fortschrittsbalken wächst oder er in der Rangliste mit anderen Kollegen konkurriert. Der Teamgeist wächst mit Teamchallanges, oder Social Shares.

Interaktive Lernvideos sind ein beliebtes Mittel, um Lerninhalte kurz und prägnant zu vermitteln. Auch für die Aufbereitung vieler Onboarding-Themen sind sie gut geeignet. Durch kleine Übungen, Navigationsmöglichkeiten, Spiele oder Tests tauchen innerhalb des Videos auf. Die Inhalte bleiben durch direkte Bearbeitung der Themen langfristig im Gedächtnis. Dem Lernenden wird in dem Fall die Eigeninitiative genommen, dafür muss er weniger Selbstdisziplin aufbringen, um die Übungen direkt zu beantworten. Die Lernvideos verlangen durch die Interaktionsmöglichkeiten gleichzeitig mehr Aufmerksamkeit sind anspruchsvoller als herkömmliche Videos.

Beispiel: Einführung in relevante Software / Hardware

Dank meiner abwechslungsreichen Anstellungen, durfte ich mich schon mehrmals in neue Programme einarbeiten. Je nachdem wie geduldig die Kollegen waren, konnte ich mich dabei immer wieder durchfragen, falls ich Kniffs und Schritte vergessen hatte. Nach mehreren Monaten im Betrieb kann es allerdings peinlich für einen selbst oder nervig für die anderen werden, wenn man schon wieder mit der Frage »Wie ging das nochmal?« ankommt. Darum habe ich mir virtuelle Notizzettel angelegt, die mich absicherten und wodurch ich sogar recht schnell selbst anderen Kollegen helfen konnte, die nicht weiterkamen.

Mit interaktiven Lernvideos über die entsprechende Software hätte ich mir die Zeit, die meine selbst zusammengestellten Listen beanspruchten sicherlich sparen können. Und ich wäre von vornherein selbstsicherer in meiner Aufgabenbewältigung gewesen. Man kann die Videos thematisch in die grundlegenden Funktionen des Programms gliedern. Die einzelnen Videos sollten nicht länger als zwei Minuten sein. So kann sich der Mitarbeiter dann ganz individuell das Video über die Funktion herauspicken, die er gerade benötigt und schnell wieder in Erinnerung rufen.

Soziale Interaktion bleibt am wichtigsten

Um sich in einem Unternehmen wohl zu fühlen, muss man sich mit den Kollegen verstehen und die Atmosphäre mögen. Dafür kann das digitale Onboarding noch so gut sein, es gehört auch persönliche Interaktion dazu. Und die muss von allen Beteiligten ausgehen. Natürlich können Mitarbeiter Chats, Foren, Konferenzen und Gruppenübungen im LMS auch digital kommunizieren.

Persönliche Gespräche bleiben aber unbezahlbar für zwischenmenschliche Beziehungen. Besonders der Vorgesetzte sollte sich in der Probezeit mehrmals Zeit für ein Vier-Augen-Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter nehmen. Das zeugt von Wertschätzung und gleichzeitig kann Feedback über sein Befinden und auch den Onboarding Prozess eingeholt werden. Um ungefärbtes Feedback zum E-Learning im Unternehmen zu erhalten, bietet sich zudem ein regelmäßige, aber nicht zu häufige, anonyme Online-Befragung der Belegschaft an.

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Dieser Beitrag entstand im Rahmen einer Blogparade. Dabei werden bis Dezember 2017 alle Buchstaben des Alphabets abgehandelt und so viele Begriffe wie möglich aus dem Bereich E-Learning erklärt. Jeder ist eingeladen mitzumachen!

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